Ausgangssituation
Sie wollen einem Kunden einen Brief schreiben
Lösung
Das MVP unterstützt bei der Erstellung von Anschreiben, kann dafür Vorlagendateien nutzen und legt das Schreiben entsprechend ab.
Vorgehen
- Öffnen Sie den Kunden in der Kundenmaske (alternativ können Sie die Funktion aber auch über die Masken für Gesellschaft, Vermittler, Vertrag, Schaden oder Adresse nutzen)
- Klicken Sie im Menüband Grundfunktionen auf das Symbol Brief.
- wählen Sie das gewünschte Formular (diese werden im Formularwesen erstellt, siehe Formulare erstellen)
- falls der Adressat nicht die Hauptadresse ist, können Sie eine alternative Referenz oder Beziehung und die gewünschte Anschrift wählen.
- Wählen Sie einen Vorgegebenen Betreff oder schreiben einen weiteren in das Feld.
- Bestätigen Sie den Dialog mit der Taste Ok.
- Es öffnet sich nun Microsoft Word mit einem generierten Anschreiben. Das weitere Fenster "AMS-Dokumente" können Sie ignorieren.
- Nehmen Sie in dem im Word geöffneten Dokument die gewünschten Anpassungen vor.
- Schließen Sie Word, ein vorheriges Speichern innerhalb von Word ist nicht nötig
- Bestätigen Sie den Dialog das das Dokument gespeichert werden soll mit "Ja"
- Im Fenster "Neuen Brief speichern" können Sie nun diverse Einstellungen zur Ablage vornehmen.
Dokumentenverzeichnis: Verzeichnis in dem das Dokument entsprechend Ihre Dokumentenmanagementstruktur abgelegt werden soll
Titel: Name des Dokuments
Von / An: In welche Richtung läuft die Kommunikation (Optional)
Dokumententyp: entsprechend Ihrer Dokumentenmanagementstruktur
Dokument finalisieren: speichert das Dokument zusätzlich im PDF Format
Nach Finalisierung anzeigen: Öffnet die PDF Datei nach der Erstellung
Briefpapier: Briefpapier das bei der PDF Erstellung genutzt werden soll
Dokument durch die Finalversion ersetzen: Legt nur die PDF ab und verwirft die RTF Datei aus Word.
- Das Dokument finden Sie anschließend im Briefordner bzw. Dokumentensuche und können es ausdrucken.
