Ausgangssituation

Sie wollen einem Kunden einen Brief schreiben

Lösung

Das MVP unterstützt bei der Erstellung von Anschreiben, kann dafür Vorlagendateien nutzen und legt das Schreiben entsprechend ab.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie den Kunden in der Kundenmaske (alternativ können Sie die Funktion aber auch über die Masken für Gesellschaft, Vermittler, Vertrag, Schaden oder Adresse nutzen)
  2. Klicken Sie im Menüband Grundfunktionen auf das Symbol Brief. 
  3. wählen Sie das gewünschte Formular (diese werden im Formularwesen erstellt, siehe Formulare erstellen)
  4. falls der Adressat nicht die Hauptadresse ist, können Sie eine alternative Referenz oder Beziehung und die gewünschte Anschrift wählen.
  5. Wählen Sie einen Vorgegebenen Betreff oder schreiben einen weiteren in das Feld.
  6. Bestätigen Sie den Dialog mit der Taste Ok.
  7. Es öffnet sich nun Microsoft Word mit einem generierten Anschreiben. Das weitere Fenster "AMS-Dokumente" können Sie ignorieren.
  8. Nehmen Sie in dem im Word geöffneten Dokument die gewünschten Anpassungen vor.
  9. Schließen Sie Word, ein vorheriges Speichern innerhalb von Word ist nicht nötig
  10. Bestätigen Sie den Dialog das das Dokument gespeichert werden soll mit "Ja"
  11. Im Fenster "Neuen Brief speichern" können Sie nun diverse Einstellungen zur Ablage vornehmen.
    Dokumentenverzeichnis: Verzeichnis in dem das Dokument entsprechend Ihre Dokumentenmanagementstruktur abgelegt werden soll
    Titel: Name des Dokuments
    Von / An: In welche Richtung läuft die Kommunikation (Optional)
    Dokumententyp: entsprechend Ihrer Dokumentenmanagementstruktur
    Dokument finalisieren: speichert das Dokument zusätzlich im PDF Format
    Nach Finalisierung anzeigen: Öffnet die PDF Datei nach der Erstellung
    Briefpapier: Briefpapier das bei der PDF Erstellung genutzt werden soll
    Dokument durch die Finalversion ersetzen: Legt nur die PDF ab und verwirft die RTF Datei aus Word.

  12. Das Dokument finden Sie anschließend im Briefordner bzw. Dokumentensuche und können es ausdrucken.