Ausgangssituation

Sie möchten die Daten fristgerecht nach vorgaben der DSGVO aus dem MVP sperren bzw. löschen.

Lösung

Sie können im MVP die Fristen zum Sperren und Löschen definieren.

Vorgehen

  1. Wählen Sie im Menüband "Organisation" das Symbol "EU-DSGVO Fristen"
  2. Öffnen Sie den Eintrag "DEFAULT".
  3. Hier definieren Sie die Fristen und Bedingungen, die für eine automatisierte Sperre von Datensätzen erfüllt sein müssen. Standardmäßig werden abgelaufene Datensätze nach 10 Jahren gesperrt und 20 Jahren zum Löschen markiert. Beachten Sie, das die Löschfrist erst nach ablauf der Sperrfrist beginnt. Eine Löschung erfolgt laut diesem Beispiel also erst nach 120+240=360 Monaten (Sprich: 30 Jahren).

Anmerkungen

  • Aufbau uns Auswirkungen der Fristen

  • Hinter der Tabelle "DEFAULT" verbergen sich die Tabellen KUNDE, KONTAKTE, SCHADEN, VERMITTLER und VERTRAG
  • Folgende Bedingungen müssen vorliegen, damit die Datensätze von den Fristen berücksichtigt werden:
    KUNDE: keine aktiven Verträge, Schäden und Beteiligungsverhältnisse und STATUS = EX-KUNDE oder EX-INTERESSENT oder INTERESSENT
    KONTAKTE: wenn nirgends verwendet/referenziert
    SCHADEN: STATUS = Erledigt und ABSCHLUSS enthält Datum
    VERMITTLER: STATUS = EX-VERMITTLER
    VERTRAG: STATUS = INFO oder STORNO und ABLAUF <= Heute
  • Die Löschung kann automatisiert im Hintergrund konfiguriert werden, erfolgt im Standard aber durch den Anwender in der Sperrliste. Artikel zum manuellen Sperren/Löschen: https://assfinet.freshdesk.com/support/solutions/articles/15000024333
  • Zusätzlich zum Eintrag "DEFAULT" können auch eigene Einträge erstellt werden.